Cách ký tài liệu điện tử

Bạn mệt mỏi với việc in, ký và sau đó quét hoặc fax các tài liệu cần chữ ký của bạn? Việc ký tài liệu Word và PDF bằng điện tử trên điện thoại hoặc máy tính của bạn thật dễ dàng, ngay cả khi bạn không có thiết bị được thiết kế để ghi chú viết tay. Và nhiều chương trình cũng được tích hợp các tính năng ký kỹ thuật số để bổ sung thêm một lớp tiện lợi và bảo mật.

Ký tài liệu bằng iPhone của bạn

Cách ký tài liệu PDF trên iPhone của bạn

Đối với người dùng iPhone, một trong những cách dễ nhất để ký tài liệu PDF là sử dụng các công cụ được tích hợp trong ứng dụng Thư. Khi bạn nhận được tệp đính kèm, hãy nhấn để tải xuống rồi nhấn lại để mở. Bạn sẽ thấy biểu tượng điểm đánh dấu ở phía trên bên phải. Nhấn vào nó và bạn sẽ thấy các công cụ xuất hiện ở dưới cùng. Chọn + để hiển thị các tùy chọn văn bản và chữ ký. Khi điền xong biểu mẫu, bạn chọn “Xong” và bạn sẽ có thể gửi biểu mẫu bằng cách “Trả lời tất cả” hoặc “Tin nhắn mới”.

Cách ký tài liệu Word trên iPhone của bạn

Để ký một tài liệu Word, bạn sẽ cần lưu nó vào iPhone của mình rồi mở nó trong ứng dụng Microsoft Word (miễn phí cho iOS). Khi bạn nhận được tệp đính kèm Word, hãy nhấn vào tệp đó để tải xuống tài liệu, sau đó nhấn để mở tài liệu. Chọn biểu tượng chia sẻ, chọn “Lưu vào Tệp”, rồi chọn thư mục Word. Ứng dụng Word mở và bạn sẽ thấy tài liệu của mình được liệt kê. Nếu không, hãy chọn biểu tượng thư mục ở dưới cùng, sau đó chọn “Trên iPhone của tôi”.

Một số tài liệu Word sẽ có một dòng chữ ký đặc biệt, có nghĩa là thiết lập chữ ký điện tử. (Chữ ký điện tử là dữ liệu được mã hóa được lưu trong tài liệu để chứng minh tài liệu đến từ bạn.) Việc ký rất đơn giản: chỉ cần nhấn đúp vào dòng chữ ký và hộp thoại Sign sẽ bật lên. Tại đây, bạn có thể thêm phiên bản in của chữ ký bằng cách nhập tên của bạn hoặc thêm chữ ký viết tay bằng bút cảm ứng hoặc ngón tay của bạn.

Nếu bạn đang ký một tài liệu chưa được thiết lập cho hệ thống chữ ký điện tử của Word, việc nhấn vào dòng chữ ký không có tác dụng gì — nhưng bạn vẫn có thể chèn chữ ký của mình. Chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm chữ ký của mình và chọn “Chèn” rồi chọn “Hình ảnh”. Chọn tệp hình ảnh chữ ký của bạn, tốt nhất là tệp PNG (tìm hiểu cách tạo chữ ký điện tử) và bạn sẽ thấy chữ ký của mình xuất hiện trong tài liệu. Đừng lo lắng nếu ảnh đã làm sai định dạng của tài liệu, bạn sắp sửa điều đó.

Bây giờ chọn “Wrap Text” và sau đó chọn “Behind Text”. Bây giờ, bạn có thể dùng ngón tay để kéo chữ ký của mình vào vị trí và thay đổi kích thước. Khi bạn có nó vừa phải, hãy sử dụng “Save As” để lưu tài liệu đã ký của bạn dưới dạng tệp PDF. Lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp PDF sẽ khiến người khác khó lấy cắp chữ ký của bạn hơn nhiều.

Ký tài liệu bằng điện thoại Android của bạn

Cách ký tài liệu PDF trên điện thoại Android của bạn

Nếu bạn có điện thoại Android, bạn có thể dễ dàng ký tài liệu của mình từ trong Gmail. Trước tiên, bạn cần tải xuống Ứng dụng Adobe Fill & Sign (miễn phí cho Android). Sau đó, khi bạn nhấn vào tệp đính kèm email để xem, bạn sẽ có tùy chọn mở tệp bằng Adobe Fill & Sign. Khi tài liệu mở ra, bạn sẽ thấy các công cụ để thêm văn bản và chữ ký của mình. Nhấn vào bất kỳ đâu trong tài liệu để thêm văn bản và nhấn vào biểu tượng bút để thêm chữ ký của bạn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn vào biểu tượng chia sẻ. Chọn email và ứng dụng sẽ tự động lưu tài liệu và tạo email có tệp đính kèm. Hoặc, nếu bạn muốn trả lời email kèm theo tài liệu đã ký, bạn có thể chọn “Lưu vào Drive”. Sau đó, bạn có thể trả lời tin nhắn và nhấn vào kẹp giấy đính kèm và chọn tệp từ Google Drive của bạn.

Cách ký tài liệu Word trên điện thoại Android của bạn

Để ký một tài liệu Word, bạn sẽ cần lưu nó vào điện thoại của mình rồi mở nó trong ứng dụng Microsoft Word (miễn phí cho Android). Khi bạn nhận được tệp đính kèm Word, hãy nhấn vào tệp đó để tải xuống tài liệu, sau đó nhấn để mở tài liệu trong Word.

Microsoft Word hỗ trợ hai loại chữ ký, chữ ký điện tử, về cơ bản thêm hình ảnh chữ ký của bạn và chữ ký điện tử, là dữ liệu được mã hóa được lưu trong tài liệu để chứng minh tài liệu đến từ bạn. Các tài liệu Word bao gồm hỗ trợ chữ ký điện tử có một dòng chữ ký đặc biệt, bạn chỉ cần nhấn đúp và hộp thoại Sign sẽ bật lên. Tại đây, bạn có thể nhập tên của mình hoặc sử dụng bút cảm ứng hoặc ngón tay để ký.

Nếu bạn đang ký một tài liệu chưa được thiết lập cho hệ thống chữ ký điện tử của Word, bạn vẫn có thể chèn ảnh chữ ký của mình. Chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm chữ ký của mình và chọn “Chèn” rồi chọn “Hình ảnh”. Chọn tệp hình ảnh chữ ký của bạn, tốt nhất là tệp PNG (tìm hiểu cách tạo chữ ký điện tử) và bạn sẽ thấy chữ ký của mình xuất hiện trong tài liệu. Đừng cố gắng sửa chữa vị trí. Đầu tiên, chọn “Wrap Text” và sau đó chọn “Behind Text”. Bây giờ bạn có thể tinh chỉnh vị trí và kích thước chữ ký của mình.

Khi bạn điều chỉnh vừa phải, hãy nhấn vào menu ba chấm ở phía trên bên phải và chọn “Lưu dưới dạng” để lưu tệp dưới dạng PDF trên điện thoại của bạn hoặc “Chia sẻ dưới dạng PDF” nếu bạn muốn gửi tài liệu đã ký của mình. Lưu tài liệu Word của bạn dưới dạng PDF sau khi ký luôn là một ý kiến ​​hay để người khác khó lấy cắp chữ ký của bạn.

Ký tài liệu trên máy tính của bạn

Cách ký tài liệu PDF trên máy tính của bạn

Nếu bạn chưa có nó, bạn nên tải xuống Adobe’s Acrobat Reader DC cho hệ thống máy tính để bàn (miễn phí cho cả Mac và Windows) để đọc các tệp PDF. Nó cung cấp một cách dễ dàng để ký các tài liệu cho dù chúng đã hoặc chưa được cấu hình để chấp nhận chữ ký điện tử.

Tất cả những gì bạn phải làm là mở tài liệu của mình, nhấp vào “Công cụ”, sau đó nhấp vào “Điền & Ký”. Nhấp vào nút “Ký” trên thanh công cụ và bạn sẽ được nhắc nhập, vẽ hoặc sử dụng hình ảnh chữ ký của mình. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Áp dụng” và sau đó kéo chữ ký đến nơi bạn muốn — nếu cần, bạn có thể thay đổi kích thước chữ ký của mình theo các tùy chọn trong thanh công cụ trường. Acrobat sẽ lưu chữ ký của bạn để sử dụng trong tương lai, giúp bạn dễ dàng ký vào tài liệu tiếp theo.

Đối với người dùng Mac, có một tùy chọn khác: trình xem PDF Xem trước mặc định cho phép bạn dễ dàng chèn chữ ký. Chỉ cần mở tài liệu của bạn, nhấp vào biểu tượng hộp công cụ trên thanh menu và sau đó nhấp vào biểu tượng chữ ký. Bạn có thể ghi lại chữ ký của mình bằng bàn di chuột hoặc bằng cách ký tên của bạn trên giấy, sau đó sử dụng máy ảnh tích hợp của máy Mac. Chỉ cần chọn xem bạn đang sử dụng bàn di chuột hay máy ảnh của mình, ký hoặc chụp ảnh chữ ký của bạn và kéo chữ ký đó đến vị trí của nó trên tài liệu. Nếu nó cần được thay đổi kích thước, chỉ cần kéo các góc của hộp chữ ký cho đến khi nó vừa vặn hoàn toàn.

Cách ký tài liệu Word trên máy tính của bạn

Microsoft Word hỗ trợ hai loại chữ ký: chữ ký điện tử, chỉ đơn giản là hình ảnh chữ ký của bạn được thêm vào tài liệu và chữ ký điện tử, là dữ liệu được mã hóa được lưu trong tài liệu để chứng minh tài liệu đến từ bạn. Nếu bạn đang ký một Tài liệu Word được thiết lập cho chữ ký điện tử, nó sẽ có một dòng chữ ký đặc biệt. Chỉ cần nhấp đúp vào dòng chữ ký và hộp thoại Ký sẽ bật lên. Tại đây, bạn có thể thêm phiên bản in của chữ ký bằng cách nhập tên của bạn, thêm chữ ký viết tay bằng bút cảm ứng hoặc chèn hình ảnh chữ ký của bạn bằng cách nhấp vào “Chọn hình ảnh”, tìm tệp chữ ký của bạn, sau đó nhấp vào “Chọn”.

Nếu bạn đang ký một tài liệu chưa được thiết lập Hệ thống chữ ký điện tử của Word, nhấp vào dòng chữ ký không làm gì cả — nhưng bạn vẫn có thể chèn chữ ký của mình. Chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm chữ ký của mình và chọn “Chèn” rồi chọn “Hình ảnh”. Chọn tệp hình ảnh chữ ký của bạn, tốt nhất là tệp PNG (tìm hiểu cách tạo chữ ký điện tử) và bạn sẽ thấy chữ ký của mình xuất hiện trong tài liệu. Đừng lo lắng nếu ảnh đã làm sai định dạng của tài liệu, bạn sắp sửa điều đó.

Bây giờ, nhấp vào chữ ký của bạn và kéo các góc để thay đổi kích thước chữ ký của bạn cho đến khi nó trông đúng. Sau đó chọn “Bố cục trang”, “Gói văn bản” rồi chọn “Phía sau văn bản”. Giờ đây, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để tinh chỉnh vị trí chữ ký của mình. Khi bạn đặt chữ ký vừa phải, hãy sử dụng “Save As” để lưu tài liệu đã ký của bạn dưới dạng tệp PDF. Lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp PDF sẽ làm được nhiều điều khó hơn để người khác ăn cắp chữ ký của bạn.

[Image credit: electronic document signing concept via BigStockPhoto, screen captures by Techlicious]