Biên tập viên kỹ thuật đánh giá sản phẩm một cách độc lập. Để giúp hỗ trợ sứ mệnh của chúng tôi, chúng tôi có thể kiếm hoa hồng liên kết từ các liên kết có trên trang này.
Dung lượng lưu trữ miễn phí 15GB của Google là khá lớn so với các phần mềm miễn phí đi kèm với nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây khác. Mặc dù vậy, nó dễ dàng bị xáo trộn trong bộ nhớ hàng ngày cho các sản phẩm phụ của cuộc sống kỹ thuật số.
Bộ nhớ Google được chia theo ba cách:
1. Gmail, bao gồm email và tệp đính kèm
2. Google Drive, nơi bạn sao lưu tệp và lưu trữ Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và các tài liệu dịch vụ khác của Google
3. Google Ảnh
Nếu bạn sắp hết dung lượng bộ nhớ Google Drive miễn phí của mình – hoặc tốt hơn, nếu bạn muốn tránh ngày đau buồn đó – hãy làm theo bảng phân tích từng bước này để khai báo kho kỹ thuật số của bạn.
Nội dung bài viết
Kiểm tra xem những gì đang chiếm nhiều dung lượng lưu trữ nhất
Đăng nhập vào Google Drivevà nhìn vào cột bên trái để xem bạn đã sử dụng bao nhiêu bộ nhớ. Di chuột qua thông tin này để biết thêm chi tiết về việc sử dụng Drive, Gmail và Photos.
Nếu bạn đang ở hoặc gần đến giới hạn của mình, hãy làm việc ở chế độ phân loại. Bắt đầu khai báo ở bất kỳ khu vực nào đang chiếm nhiều dung lượng nhất. Điều đó sẽ giúp bạn vuốt lại các byte càng sớm càng tốt.
Giải phóng bộ nhớ trong Google Photos
Nếu bạn không cần sao lưu ảnh của mình ở độ phân giải đầy đủ, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều dung lượng. Hướng tới Cài đặt Google Ảnh và chọn tab Khôi phục Bộ nhớ. Bạn có thể chuyển đổi ngay lập tức mọi bức ảnh có độ phân giải đầy đủ thành những bức ảnh có độ phân giải thấp hơn mà không bị tính vào bộ nhớ – tất cả mà không cần xóa bất kỳ thứ gì. Kích thước tệp có độ phân giải thấp hơn này trông giống nhau trên màn hình và theo Google, in đẹp lên đến 24 x 16 inch.
Khi bạn điều chỉnh cài đặt này, tất cả các ảnh trong tương lai sẽ được lưu ở độ phân giải thấp hơn này. Google không tính ảnh được lưu ở độ phân giải này vào giới hạn bộ nhớ của bạn.
Bạn có thể muốn giữ một số ảnh ở độ phân giải đầy đủ nếu bạn đang chỉnh sửa chúng để sử dụng chuyên nghiệp hoặc để tạo các bản in lớn nghiêm túc. Trong trường hợp này, hãy tải xuống các tệp bạn muốn lưu ở độ phân giải đầy đủ vào máy tính của bạn trước khi nén ảnh của bạn như trên.
Nếu bạn muốn giữ tất cả ảnh của mình ở độ phân giải đầy đủ, hãy tải ảnh của bạn xuống ổ cứng, bằng cách chọn thủ công tất cả (nhấp vào một, sau đó di chuyển và cuộn đến cuối cùng) hoặc đi đến Google Takeout để xuất bản sao ảnh của bạn. Sau đó, bạn có thể nén ảnh của mình để duy trì bản sao lưu đám mây và giải phóng bộ nhớ của chúng. Lặp lại khi bạn đạt đến giới hạn dung lượng miễn phí một lần nữa.
Giải phóng bộ nhớ trong Google Drive
Tùy thuộc vào loại chúng, các tệp bạn giữ trong Google Drive có thể không được tính vào giới hạn bộ nhớ của tôi.
Những gì được tính vào bộ nhớ: PDF, hình ảnh, video, tài liệu
Những gì không được tính vào bộ nhớ: Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu, các tệp trong tab “Được chia sẻ với tôi”
Để giải phóng dung lượng trong Google Drive, hãy bắt đầu với các tệp chiếm nhiều dung lượng nhất. Hướng tới hạn ngạch lưu trữ của bạn để sắp xếp các tệp của bạn từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Tài liệu không chiếm nhiều dung lượng và phần lớn có thể bị bỏ qua, trừ khi bạn muốn khai báo vì lợi ích của một ổ đĩa đám mây nguyên sơ. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc loại bỏ các tệp cồng kềnh như chương trình bạn đã cài đặt, bản sao lưu cũ và bản sao video.
Một cách khác để sắp xếp quy trình là nhấp vào Ổ của tôi ở bên trái, sau đó chọn “Được tôi sửa đổi lần cuối”. Bây giờ bạn có thể bắt đầu xem qua các tệp bạn đã không chạm vào trong nhiều năm.
Chọn nhiều tệp bằng cách nhấn Cmd hoặc Ctrl và nhấp vào tệp, sau đó xóa tất cả cùng một lúc bằng cách nhấp vào biểu tượng thùng rác ở trên cùng bên phải.
Nếu bạn thường xuyên cộng tác trên các tài liệu không phải của Google Documents bằng Google Drive, bạn có thể có rất nhiều phiên bản tệp trước đó chiếm dung lượng. Khi bạn đạt đến 100 phiên bản của một tệp, Google sẽ xóa các phiên bản cũ hơn sau 30 ngày, nhưng bạn phải tự lo phần còn lại. Nhấp chuột phải vào tên tệp và chọn “Quản lý phiên bản” để xem bất kỳ phiên bản nào trước đó và xóa chúng để tiết kiệm dung lượng. Rất tiếc, bạn không thể xóa nhiều phiên bản của nhiều tệp cùng một lúc.
Giải phóng thêm dung lượng mà không cần xóa các mục bằng cách chuyển đổi tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày thành các đối tác Google Tài liệu của chúng. Hãy nhớ rằng bộ ứng dụng văn phòng Google Tài liệu sử dụng nhiều tính năng định dạng cơ bản hơn Microsoft Office và bạn có thể mất các chi tiết thiết kế và tính năng trên các tệp phức tạp hơn.
Giải phóng bộ nhớ trong Gmail
Nguyên tắc vàng để làm sạch email là bắt đầu với những chiến thắng dễ dàng, chẳng hạn như email tiếp thị, bạn có thể xóa hàng loạt. Rất may, các tab được sắp xếp tự động của Gmail (Quảng cáo, Xã hội, Cập nhật, Diễn đàn và Chính) giúp bạn dễ dàng tách các email mà bạn chắc chắn không cần đến những email mà bạn có thể cần. Chức năng tìm kiếm tuyệt vời của Gmail cũng giúp bạn có thể lọc các danh mục email cụ thể.
Để bắt đầu, hãy đến Gmail (thay vì Chế độ xem hộp thư đến) trên máy tính để bàn của bạn, thay vì thiết bị di động của bạn.
Xóa tất cả các email trong một số tab cùng một lúc
Nhiều email có thời hạn sử dụng tốt nhất được tính bằng giây. Chọn tab Xã hội, nơi chứa các cảnh báo từ mạng xã hội và các trang web hẹn hò. Quảng cáo chứa các thư tiếp thị từ các cửa hàng, sự kiện và các doanh nghiệp khác. Nếu bạn chưa mở chúng, chúng có thể không còn phù hợp nữa. (Nhưng nếu có, hãy chuyển sang phần tiếp theo.)
Nhấp vào tab Xã hội hoặc Quảng cáo (hoặc khác), sau đó chọn hộp kiểm ở trên cùng bên trái [screenshot-“Gmail-Promotions-34000”]. Nhấn vào hình tam giác thả xuống và chọn Tất cả. Bạn sẽ thấy một thông báo cho biết “50 cuộc trò chuyện đã được chọn”. Nhấp để “Chọn tất cả [number of] cuộc trò chuyện trong . ” Hãy tiếp tục và nhấp vào biểu tượng thùng rác để giải phóng ngay lập tức.
Sử dụng tìm kiếm trong Gmail để chỉ định một số thư nhất định cần xóa
Mặt khác, có thể bạn chỉ muốn xóa một số thư nhất định trong tab hoặc một trong các nhãn xác định trước của riêng bạn. Trong trường hợp này, hãy sử dụng các bộ lọc “is:” và “label:” và “has:” của Gmail trong trường tìm kiếm phía trên hộp thư đến để xem chi tiết các thư cụ thể. Các bộ lọc này có thể giúp bạn tìm thấy các thư đã đọc, chưa đọc, có gắn dấu sao hoặc bỏ gắn dấu sao; thư nằm trong một tab hoặc nhãn cụ thể; hoặc tin nhắn có tệp đính kèm đang lén lút ăn hết bộ nhớ miễn phí ngon tuyệt đó.
Ví dụ: tab Diễn đàn là nơi Gmail sắp xếp thư của bạn từ các nhóm trực tuyến và bảng thảo luận. Bạn có thể muốn giữ lại các tin nhắn chưa đọc cho đến khi bạn trả lời. Gõ “is: read label: Forum” để hiển thị tất cả các tin nhắn Diễn đàn đã đọc. Sau đó, nhấn vào hộp kiểm trên cùng bên trái để chọn Tất cả và xóa tất cả các thư phù hợp với tiêu chí này.
Sử dụng bộ lọc “lớn hơn:[number]M ”để tìm thư lớn hơn một số megabyte nhất định. Ví dụ: hiển thị các email có tệp đính kèm trên 5MB bằng bộ lọc “có: tệp đính kèm lớn hơn: 5M”. (Tương tự, có một “nhỏ hơn:[number]Bộ lọc M ”cũng vậy.)
Lưu các email quan trọng, sau đó xóa phần còn lại
Có thể bạn chỉ muốn lưu một vài email — ví dụ: chỉ các hành trình sắp tới từ tab Cập nhật, nơi chứa các xác nhận qua email về việc mua hàng, chuyến bay và giao hàng. Trước tiên, hãy tìm kiếm thông tin bạn biết mình cần (ví dụ: chi tiết chuyến bay hoặc giao hàng sắp tới), sau đó gắn dấu sao cho các email cần thiết. Sau đó, sử dụng tìm kiếm “is: nhãn không gắn dấu sao: các bản cập nhật” và xóa các thông báo xuất hiện.
Hoặc lưu các email bạn muốn theo cách thủ công vào một nhãn riêng (ví dụ: nhãn cho “Nội dung quan trọng”). Sau đó xóa các tin nhắn còn lại trong tab.
Xóa tất cả thư từ một người gửi cụ thể
Nhập “from: [email protected]” vào hộp tìm kiếm để xem tất cả thư từ một người gửi cụ thể để bạn có thể xóa tất cả. Nếu bạn không biết địa chỉ email (giả sử, trong trường hợp email cập nhật đơn hàng không bao giờ kết thúc), hãy nhấp vào một địa chỉ, sau đó chọn Thêm trong thanh công cụ trên cùng, sau đó Lọc các thư như thế này. Bạn sẽ thấy màn hình thiết lập bộ lọc với địa chỉ email vi phạm. Nhấp trở lại hộp thư đến, chọn Tất cả trong hộp kiểm trên cùng bên trái, sau đó nhấn Xóa để xóa chúng khỏi cuộc sống của bạn.
Làm trống thư mục Tất cả Thư
Vẫn trong chế độ xem Gmail, bạn có thể thấy thư mục Tất cả Thư của mình vẫn chứa hàng nghìn email. Một số trong số này (hơn 10.000 trong trường hợp của tôi) chỉ đơn giản là thư cá nhân hoặc thư quan trọng trong hộp thư đến mà bạn không xóa. Bạn cũng có thể thấy các tin nhắn có nhãn Ghi chú – những tin nhắn này được đồng bộ hóa từ ứng dụng Ghi chú từ điện thoại Android của bạn hoặc nếu bạn thiết lập theo cách đó, iPhone của bạn.
Phần còn lại bao gồm các email bạn đã lưu trữ, các tin nhắn bạn đã vuốt “Xong” trong chế độ xem Hộp thư đến và các chuỗi email bạn đã ẩn. Để xóa những thứ này, bạn sẽ phải áp dụng một giải pháp tìm kiếm xảo quyệt, vì đây là những thông báo lọt qua lưới của bạn ở trên:
Nhấp vào hộp thư đến của bạn, chọn hộp Chọn tất cả và nhấp vào “Chọn tất cả [number] cuộc trò chuyện]”.
Nhấp vào biểu tượng nhãn và tạo một nhãn mới, nói: “Giữ cái này” (bạn sẽ xóa nó sau).
Bây giờ, trong hộp tìm kiếm, hãy nhập “has: nouserlabels” để hiển thị tất cả email không có trong Hộp thư đến. Đây phải là phần còn lại của các email trong Tất cả Thư – trong trường hợp của tôi, có sự kết hợp của các tin nhắn cá nhân, quảng cáo và cập nhật, không có cái nào tôi cần.
Nếu bạn muốn xóa tất cả, nhiệm vụ của bạn rất dễ dàng – chọn “tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này” và nhấn vào biểu tượng thùng rác.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn xóa tất cả mà không kiểm tra những viên đá quý nào bạn có thể đã lưu trữ, bạn sẽ phải xem qua các thư và xóa hàng loạt nếu có thể, theo các quy tắc trên, chẳng hạn như áp dụng bộ lọc để xóa “Những tin nhắn như thế này” (ví dụ: thông báo gửi từ Amazon mà bạn đã lưu trữ) hoặc lưu các tin nhắn có nhãn Ghi chú chẳng hạn.
Sau khi bạn xóa xong, để ngăn nắp, hãy nhấp vào nhãn “Giữ nhãn này” mà bạn đã tạo, mở menu phụ của nhãn và chọn “Xóa nhãn”.
Đảm bảo rằng bạn đang xóa thay vì lưu trữ
Về sau, bạn có thể muốn xóa trên điện thoại của mình thay vì lựa chọn lưu trữ mặc định. Đây là cách thực hiện.
Trên điện thoại Android, bạn vào ứng dụng Gmail và chọn ba vạch> Cài đặt> Cài đặt chung> Tác vụ mặc định của Gmail> Xóa.
Trên iPhone, nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Gmail, hãy chuyển đến ứng dụng Gmail và chọn ba thanh> Cài đặt> tài khoản của bạn> “Khi xóa thư, tôi muốn…”> Chuyển vào Thùng rác.
Trên iPhone bằng ứng dụng Thư, đi tới Cài đặt> Thư> Tài khoản> tài khoản> tên tài khoản của bạn> Nâng cao> “Chuyển Thư đã Hủy vào”> Hộp thư Đã xóa.
Đừng quên dọn sạch thùng rác của bạn
Mặc dù Thùng rác của Gmail tự dọn sạch các thư cũ hơn 30 ngày, nhưng nếu bạn đang trong giai đoạn thanh lọc, bạn sẽ muốn nhấn Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ. Hãy chuẩn bị để chờ một vài phút để nó thực hiện nhiệm vụ của mình.
[Image credit: Google apps on phone via BigStockPhoto, Google]
