Tìm kiếm cách có tổ chức hơn để đảm bảo lãng phí ít thời gian hơn là một cuộc đấu tranh thường xuyên, đặc biệt là đối với những người rất bận rộn.
Có vô số sách và hàng nghìn bài báo đề cập đến các nguyên tắc “Hoàn thành công việc” (GTD). Nhưng đối với nhiều người, các ý tưởng và nguyên tắc của GTD có thể cảm thấy rất nhiều công việc đến mức khi sắp xếp xong bạn sẽ không có thời gian để thực sự hoàn thành bất kỳ công việc nào.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải thiết lập các ứng dụng và tự động hóa thực hiện nhiều nguyên tắc GTD cho bạn. Hoặc ít nhất là cách bạn sử dụng các ứng dụng đó sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp và tổ chức và hiệu quả.
Nội dung bài viết
Giải phóng tâm trí lộn xộn của bạn với Hộp thư đến
Khi bạn muốn hoàn thành công việc, “hộp thư đến” là rất quan trọng. Không phải là một hộp thư email, mà là một hộp thư nhiệm vụ.
Cách quan trọng nhất để giúp đầu óc bạn tập trung và ngăn nắp hơn là loại bỏ những thứ lộn xộn. Lộn xộn có nghĩa là những ý tưởng hoặc khoảnh khắc khi bạn nhớ lại những công việc bạn cần phải hoàn thành. Bằng cách chuyển những điều phiền nhiễu thoáng qua đó vào hộp thư đến, bạn có thể loại bỏ chúng khỏi đầu và tránh bị phân tâm.
Bạn sử dụng ứng dụng cần làm gì cho việc này không quan trọng, miễn là nó có hộp thư đến. Sẽ tốt nhất nếu ứng dụng bao gồm cả công cụ dựa trên web và ứng dụng dành cho thiết bị di động, để bạn có thể thu thập những ý tưởng này cho dù bạn đang ở đâu hay đang làm gì.
Tiến thêm một bước nữa bằng cách tích hợp hộp thư đến với tài khoản email của bạn. Ví dụ: bạn có thể cài đặt plugin ToDoist cho Gmail Chrome tích hợp ToDoist với tài khoản Gmail của bạn.
Với plugin này, bạn có thể chọn biểu tượng ToDoist ở đầu email đang mở và sử dụng Thêm nhanh tác vụ tính năng thêm email vào hộp thư đến của bạn như một nhiệm vụ mới.
Điều này cho phép bạn tránh lãng phí thời gian thực hiện các tác vụ nhỏ trong khi bạn đang cố gắng xử lý hộp thư đến email của mình. Chỉ cần đặt những email yêu cầu thời gian của bạn làm nhiệm vụ mới và tiếp tục.
Với hầu hết các ứng dụng việc cần làm, thường cũng có một tiện ích mở rộng Chrome cho trình duyệt.
Điều này cho phép bạn thêm một nhiệm vụ mới dựa trên thông tin bạn đang đọc trên một trang web. Ý tưởng là cung cấp cho mình những cách nhanh chóng và dễ dàng để thêm ý tưởng vào hộp thư đến của bạn để sau này bạn không phải thử và ghi nhớ chúng.
Một trong những cách tốt nhất để có tổ chức hơn là giữ cho đầu óc bạn luôn minh mẫn và tự do.
Giữ lịch của bạn có tổ chức
Quá nhiều người cố gắng sử dụng lịch và hộp thư đến của họ cho cùng một việc; để theo dõi nhiệm vụ. Đó không phải là lịch dành cho.
Lịch của bạn là nơi bạn chỉ lên lịch cho các sự kiện liên quan đến thời gian. Không phải tất cả các nhiệm vụ. Lịch của bạn chỉ nên bao gồm các mục sau:
- Thời gian các cuộc hẹn và cuộc họp cụ thể
- Các sự kiện cụ thể trong ngày như đào tạo cả ngày, đi công tác hoặc các sự kiện quan trọng như sinh nhật
- Thời gian tập trung, được đặt các khối thời gian mỗi ngày nơi bạn tập trung vào các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình.
Các khối “thời gian tập trung” đó không nên là nhiệm vụ cụ thể bên trong lịch. Đây là danh sách việc cần làm của bạn và danh sách việc cần làm của bạn là nơi bạn sẽ quyết định nhiệm vụ nào bạn làm tiếp theo trong các khối thời gian tập trung đó.
Ngoài các sự kiện định kỳ, cuộc hẹn và thời gian tập trung, phần còn lại của lịch của bạn sẽ vẫn mở cho các cuộc họp hoặc các nhiệm vụ đột xuất khác.
Nếu có thời gian, bạn luôn có thể điền vào những thứ đó để có nhiều thời gian tập trung hơn cho các nhiệm vụ của mình. Nếu các cuộc họp được lên lịch theo thời gian tập trung, thì hãy thay đổi cuộc họp nếu cần.
Bạn sẽ nhận thấy lịch ở trên có Sắp xếp công việc mỗi sáng, và Đánh giá công việc hàng tuần vào những ngày thứ Sáu. Đây là nơi bạn sắp xếp hộp thư đến, lập kế hoạch và ưu tiên các dự án của mình như được mô tả trong các phần bên dưới.
Hủy bỏ danh sách việc cần làm của bạn với việc thay đổi các ưu tiên
Cuộc sống thay đổi nhanh chóng, và những thay đổi đó có thể thay đổi ưu tiên của bạn.
Bất kỳ danh sách việc cần làm nào bạn sử dụng nên được sắp xếp với các dự án cấp cao nhất thể hiện những ưu tiên trong cuộc sống. Ví dụ: những lĩnh vực quan trọng hàng đầu trong cuộc sống mà tôi tập trung vào nhiệm vụ của mình bao gồm:
- Sự giàu có
- Sức khỏe
- Viết trực tuyến
- Trang Chủ
- gia đình
- Công việc trong ngày
Trong quá trình đánh giá nhiệm vụ hàng tuần, bạn muốn quét qua tất cả các lĩnh vực nhiệm vụ của mình và đảm bảo rằng các nhiệm vụ bạn đã bao gồm trong tất cả các dự án này vẫn có liên quan và quan trọng.
Bạn thực hiện việc này bằng cách thay đổi mức độ ưu tiên của các tác vụ hoặc xóa chúng hoàn toàn.
Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong GTD là loại bỏ những thứ không còn quan trọng. Đây là những nhiệm vụ chỉ chiếm không gian và tạo ra sự lộn xộn. Loại bỏ sự lộn xộn này là một trong những cách tốt nhất để có tổ chức hơn.
Khi xem từng nhiệm vụ, hãy làm theo ba bước.
- Nó không còn phù hợp? Xóa đi.
- Người khác có thể làm được không? Ủy quyền nó.
- Bất cứ điều gì còn lại, ưu tiên.
Một cách dễ dàng để đảm bảo bạn làm việc này hàng tuần là sử dụng ứng dụng di động việc cần làm và xem xét các nhiệm vụ và ưu tiên trong khi bạn đang thư giãn ở nhà. Ngồi trên boong, uống cà phê, quét và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho công việc của bạn.
Lập kế hoạch dự án đúng cách & vượt quá thời gian ước tính
Hãy dành thời gian mỗi sáng để xem qua hộp thư đến việc cần làm của bạn và lập kế hoạch cho hai thành phần chính của mỗi nhiệm vụ.
- Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành?
- Nó quan trọng như thế nào để hoàn thành?
Ước tính thời gian chỉ đơn giản là một phán đoán về nỗ lực. Nếu bạn được cho toàn bộ một phiên, sẽ mất 5-15 phút, 15-30 phút, 30-60 phút hay hơn một giờ? Tạo các nhãn màu cho các khung thời gian này và áp dụng chúng cho mỗi nhiệm vụ mới.
Khi ước tính thời gian thực hiện các công việc, hãy luôn ước tính quá mức. Nếu không, bạn sẽ liên tục thấy mình sắp hết thời gian với các công việc chưa hoàn thành.
Mức độ quan trọng của mỗi nhiệm vụ là bạn cần hoàn thành nó sớm bao lâu? Sếp của bạn có nói phải hoàn thành báo cáo trước thứ Sáu không? Đó là “Ưu tiên 1” mà bạn nên đánh dấu bằng màu đỏ. Đó có phải là một chương của cuốn sách bạn muốn viết vào một ngày nào đó không? Đó là “Mức độ ưu tiên 3” và được đánh dấu bằng màu xanh lam.
Màu sắc cụ thể không quan trọng, miễn là bạn hiểu ý nghĩa của màu sắc.
Kết hợp công việc với những việc bạn thích làm
Không phải mọi thứ đều giống như một công việc vặt. Trên thực tế, bạn càng có thể kết hợp nhiều nhiệm vụ với nhau, bạn càng giải phóng được nhiều thời gian hơn.
Dưới đây là một vài ví dụ.
- Xem video đào tạo cho công việc khi bạn đang đi bộ trên máy chạy bộ trong quá trình tập luyện.
- Thực hiện đánh giá nhiệm vụ hàng tuần của bạn khi bạn đang ở trong phòng chờ theo cuộc hẹn với bác sĩ.
- Sử dụng một ứng dụng như Ghi chú bằng giọng nói để đọc chương đầu tiên của cuốn sách khi bạn đang lái xe trong 3 giờ trên chuyến công tác của mình.
Với một chút sáng tạo, bạn có thể kết hợp nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm và hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong những giờ chồng chéo trong lịch trình của mình.
Loại quản lý thời gian sáng tạo này là chìa khóa để trở nên siêu hiệu quả bằng cách sử dụng các nguyên tắc GTD.
Ưu tiên sử dụng thời gian hơn là tầm quan trọng
Khi bạn ưu tiên các nhiệm vụ, đừng nghĩ về chúng quan trọng như thế nào đối với mục tiêu dài hạn của bạn. Hãy nghĩ về chúng về mức độ khẩn cấp.
Bạn phải hoàn thành nhiệm vụ đó khẩn cấp đến mức nào? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mất thêm một ngày hoặc một tuần nữa để hoàn thành nó?
Những nhiệm vụ duy nhất nên là “Ưu tiên 1” là những nhiệm vụ có thời hạn khó trong 24 giờ. Nếu bạn có một vài ngày nữa (muộn hơn), thì hãy đặt nó thành “Ưu tiên 2”. Đối với bất kỳ nhiệm vụ nào bạn muốn hoàn thành “vào một ngày nào đó” nếu có thời gian, hãy đặt nó thành “Ưu tiên 3”.
Mỗi buổi sáng, hãy xem lại lịch trình hàng ngày của bạn để đảm bảo rằng nó cân bằng và thực tế.
Nếu có nhiều màu đỏ, hãy xem qua ước tính thời gian của bạn cho các nhiệm vụ đó và đảm bảo chúng có thể phù hợp với khối thời gian tập trung của bạn. Nếu họ không, thì bạn cần liên hệ với bất kỳ ai đã đưa ra thời hạn cho bạn và yêu cầu thời hạn muộn hơn hoặc ủy quyền cho ai đó trong nhóm của bạn có thời gian.
Bạn nên giải quyết mọi thứ về “thời gian”. Tầm quan trọng có nghĩa là “tôi còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này?”
Khi thời gian tập trung của bạn đến trong ngày, hãy đóng mọi thứ khác (bao gồm cả email) và bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ đó.
Sử dụng lời nhắc một cách hiệu quả
Lời nhắc có thể cực kỳ khó chịu nếu bạn không sử dụng chúng một cách hiệu quả. Bạn chỉ nên đặt lời nhắc cho các công việc liên quan đến thời gian như cuộc hẹn hoặc cuộc họp.
Bạn không cần lời nhắc cho các nhiệm vụ công việc, bởi vì bạn có thời gian tập trung dành riêng trong lịch của mình để giải quyết những việc đó.
Bạn cũng nên đặt lời nhắc xuất hiện trên các thiết bị bạn sẽ sử dụng khi sự kiện đó xảy ra. Ví dụ:
- Lời nhắc tập thể dục cuối ngày trên máy tính văn phòng làm việc của bạn (lịch Microsoft Outlook)
- Lời nhắc nhận quà Valentine trên đường về nhà (Lịch Google hoặc Trợ lý Google)
- Nhắc bạn mang theo tai nghe khi đi công tác (Google Home)
- Nhắc nhở chọn danh sách các mặt hàng tại cửa hàng (Lịch Google hoặc Trợ lý Google)
Luôn nghĩ xem bạn sẽ ở đâu ngay trước khi cần hoàn thành nhiệm vụ và thiết lập lời nhắc phù hợp trên đúng thiết bị và ứng dụng phù hợp.
Sử dụng các phiên làm việc tập trung một cách hiệu quả
Vì vậy, thời gian tập trung đã đến. Gì bây giờ?
Đảm bảo rằng môi trường của bạn thuận lợi để tập trung và năng suất. Đóng cửa văn phòng. Phát nhạc nhẹ nhàng yêu thích của bạn. Ngồi vào máy tính của bạn và bắt đầu chỉ tập trung vào nhiệm vụ trước mắt và không có gì khác.
Thời gian tập trung là thời gian để bạn tỏa sáng. Đó là khi bạn cuối cùng đã hoàn thành công việc. Năng suất cao nhất của bạn vào cuối ngày phụ thuộc phần lớn vào mức độ bạn có thể thực sự tập trung trong “thời gian tập trung” của mình.
Bạn muốn tăng năng suất của mình? Sử dụng ứng dụng Pomodoro trực tuyến để đảm bảo rằng bạn nghỉ ngơi ngắn ngày đều đặn. Điều này sẽ giúp bạn sảng khoái và tập trung hơn.
Nhớ tập trung vào bức tranh lớn
Ít nhất mỗi tháng một lần, bạn nên xem lại các mục tiêu lớn của mình để đảm bảo rằng mọi thứ bạn đang hướng tới đều phù hợp với mục tiêu lớn trong cuộc sống của bạn.
Bạn không chắc chắn những mục tiêu đó là gì hoặc làm thế nào để chia chúng thành những phần nhỏ hơn? Tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng một ứng dụng lập kế hoạch mục tiêu như Goalscape.
Đây là một cách sáng tạo để hình dung các mục tiêu quan trọng trong cuộc sống của bạn ở bên trong một vòng tròn. Phân nhánh xung quanh vòng tròn đó là những điều bạn cần hoàn thành để đạt được những mục tiêu lớn đó. Bạn càng tiến ra bên ngoài, các mục tiêu càng nhỏ. Các vòng ngoài tạo thành các khối chứa các nhiệm vụ mà bạn đang thực hiện.
Xem xét vòng tròn mục tiêu của bạn hàng tháng khi cuộc sống của bạn thay đổi có thể giúp bạn loại bỏ những thứ không còn quan trọng đối với bạn và thêm những thứ mới phù hợp.
Sử dụng các mục tiêu lớn hơn này để hướng dẫn cách bạn bắt đầu khai báo và ưu tiên các nhiệm vụ bạn đã thiết lập trong danh sách việc cần làm của mình.
Nếu Goalscape không phù hợp với bạn, có rất nhiều ứng dụng lập kế hoạch mục tiêu khác để bạn lựa chọn.
Đừng lập kế hoạch quá mức hoặc sắp xếp quá mức
Quan trọng nhất, hãy để các công cụ thực hiện công việc của chúng. Bạn chỉ nên dành các buổi đánh giá của mình để sắp xếp và lập kế hoạch, nhưng đừng tập trung quá nhiều thời gian vào việc lập kế hoạch và tổ chức nhiệm vụ đến mức bạn không bao giờ hoàn thành được bất kỳ công việc thực tế nào.
Đây là lý do tại sao lên lịch các buổi đánh giá hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng là cách được tổ chức hơn. Đây là thời gian dành cho việc quản lý thói quen GTD của bạn. Ngoài ra, đó là tất cả về… hoàn thành công việc.
Bạn có mẹo nào để hoàn thành công việc? Bất cứ điều gì mà chúng tôi chưa đề cập ở đây? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.
