Mọi người đều muốn giữ cho thư từ của họ được ngăn nắp. Tất cả chúng ta đều chết chìm trong email hàng ngày. Bạn có thể dành hàng giờ để phân loại vô số quảng cáo, báo cáo, bản tin và thư chất đống trong tài khoản Gmail của mình.
Bạn có thể chọn cách của riêng mình để giải quyết những vấn đề đó, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư một chút thời gian và công sức để thành thạo “vua của Email”. Gmail thực sự có rất nhiều chức năng mà không phải ai cũng biết. Với các tính năng mới luôn được tung ra, có thể khó để ưu tiên và theo kịp.
Trong bài viết này, chúng tôi đã chọn ra một số tính năng ẩn hữu ích nhất của Gmail mà bạn có thể đã bỏ qua. Học cách sử dụng chúng sẽ giúp bạn mang nhiều cấu trúc hơn vào giao tiếp email của mình. Hãy bắt đầu với cách tạo email nhóm trong Gmail.
Nội dung bài viết
Tạo email nhóm trong Gmail
Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một người, học thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Để gửi email nhóm trong Gmail, trước tiên bạn cần tạo một danh sách gửi thư với tất cả các địa chỉ liên hệ mà bạn muốn đưa vào. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa các nhóm đó bằng cách thêm hoặc xóa địa chỉ liên hệ.
Cách thiết lập danh sách email
Google có một ứng dụng riêng để quản lý tất cả các địa chỉ liên hệ Gmail của bạn. Đó là lý do tại sao để tạo danh sách gửi thư trong Gmail, trước tiên bạn cần tạo một danh sách trong Danh bạ Google.
- Mở ứng dụng web Danh bạ Google.
- Chọn các liên hệ mà bạn muốn đưa vào cùng một nhóm từ danh sách liên hệ của mình.
- Khi bạn đã chọn các liên hệ, hãy tìm Quản lý nhãn trên đầu màn hình và nhấp vào nó.
- Từ menu thả xuống, hãy chọn Tạo nhãn.
- Đặt tên cho nhãn. Đảm bảo tên dễ nhớ vì đó là tên bạn sẽ sử dụng để xác định danh sách email sau này.
- Nhấp chuột Tiết kiệm để tạo danh sách.
Để quản lý danh sách, hãy chọn danh sách từ Nhãn menu ở bên trái màn hình. Ở đó, bạn có thể xóa các liên hệ hiện có khỏi nó. Để thêm liên hệ vào danh sách hiện có, hãy quay lại danh sách liên hệ của bạn, chọn liên hệ và khi nhấp vào biểu tượng Quản lý nhãn, hãy chọn tên của danh sách đã có.
Bạn có thể tạo nhiều danh sách (hoặc nhãn) tùy thích cho các nhóm người khác nhau.
Làm thế nào để gửi một email nhóm
Bây giờ bạn đã có danh sách email của mình, hãy gửi email nhóm đầu tiên của bạn và xem nó dễ dàng hơn bao nhiêu so với việc sao chép và dán nó cho từng cá nhân riêng lẻ.
- Mở Gmail.
- Bấm vào + Soạn biểu tượng để bắt đầu một email mới.
- Trong cửa sổ tin nhắn mới, dưới Đến bắt đầu nhập tên danh sách liên hệ của bạn. Gmail sẽ nhận ra nó và điền nó cho bạn.
- Khi bạn nhấp vào đề xuất, bạn sẽ thấy rằng tất cả các liên hệ từ danh sách của bạn sẽ tự động xuất hiện trong trường người nhận.
- Điền vào dòng chủ đề và phần còn lại của email của bạn. Sau đó nhấn Gửi để hoàn thành email nhóm đầu tiên của bạn trong Gmail.
Các thủ thuật Gmail khác để tăng năng suất của bạn
Giống như bất kỳ phần mềm nào, Gmail có các thủ thuật và phím tắt riêng có thể giúp giao tiếp của bạn hiệu quả hơn. Một số người trong số họ ít rõ ràng hơn những người khác. Học cách sử dụng các tính năng Gmail sau đây sẽ nâng cao năng suất của bạn và giúp bạn tổ chức tốt hơn việc trao đổi thư từ qua email.
Lên lịch gửi
Tính năng này cho phép bạn viết email bạn muốn gửi sau. Sau đó, bạn có thể lên lịch để gửi chúng bất kỳ lúc nào trong tương lai.
Khi bạn chuẩn bị xong email, thay vì nhấp vào Gửi nhấn vào mũi tên xuống bên cạnh no. Sau đó, chọn một ngày và giờ từ Lên lịch gửi thực đơn.
Soạn thư thông minh
Soạn thư thông minh là tính năng hoàn hảo nếu bạn muốn Gmail trợ giúp một chút khi soạn thư. Nó dự đoán các từ và cụm từ bạn sẽ viết tiếp theo và cung cấp cho bạn các gợi ý. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian đánh máy.
Để bật tính năng này, hãy truy cập Gmail của bạn Cài đặt. Dưới Chung, cuộn xuống để tìm Soạn thư thông minh và Cá nhân hóa soạn thư thông minh. Đảm bảo rằng cả hai đều được bật cho các đề xuất viết được cá nhân hóa.
Hoàn tác gửi
Tất cả các ứng dụng nhắn tin hàng đầu đều đã có tính năng gọi lại tin nhắn bạn đã gửi nhầm. Bây giờ bạn cũng có thể làm điều đó trong Gmail. Tuy nhiên, trong Gmail, bạn chỉ có 30 giây để làm điều đó sau khi nhấn Gửi.
Để thiết lập, hãy truy cập Gmail Cài đặt. Dưới Chung, cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy Hoàn tác gửi. Ở đó, bạn có thể chọn khoảng thời gian hủy gửi, từ 5 đến 30 giây sau khi bạn gửi email.
Chế độ bảo mật
Bạn có thể tiến xa hơn nữa với tính năng Chế độ bảo mật. Hãy nhớ cách Facebook cho phép bạn gửi tin nhắn tự hủy sau một khoảng thời gian nhất định? Bây giờ bạn có thể làm điều tương tự trong Gmail.
Trước khi bạn gửi email, hãy nhấp vào biểu tượng ổ khóa ở bên phải của nút Gửi. Sau đó, bạn có thể đặt thời gian hết hạn cho email này, đảm bảo người nhận sẽ không thể chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống.
Bạn thậm chí có thể thiết lập bảo mật bổ sung và yêu cầu người nhận nhập mã SMS sẽ được gửi đến điện thoại của họ trước khi họ có thể mở email của bạn.
Di chuyển
Nếu bạn nhận được nhiều email hàng ngày và thường quên trả lời chúng, bạn sẽ thích tính năng Nudges trên Gmail. Nó sẽ tự động đưa các email cũ của bạn trở lại hộp thư đến với các gợi ý để trả lời hoặc theo dõi.
Để bật tính năng này, hãy truy cập Gmail Cài đặt. Cuộn xuống dưới Chung cho đến khi bạn tìm thấy Di chuyển. Sau đó nhấp vào một hoặc cả hai hộp để bật các đề xuất.
Trở thành người dùng Gmail chuyên nghiệp
Cho dù bạn là người dùng Gmail nâng cao hay chỉ mới bắt đầu, bạn sẽ có lợi khi tìm hiểu các mẹo cần thiết để tận dụng tối đa nền tảng này. Bắt đầu với việc tìm hiểu cách sắp xếp hộp thư đến của bạn và cách chặn ai đó trên Gmail để sắp xếp email của bạn tốt hơn.
Bạn đã khám phá ra những tính năng hữu ích nào khác trong thời gian sử dụng Gmail? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.
