Hầu hết mọi người dùng internet tại một thời điểm nào đó đều có một tài khoản Gmail. Nhiều người cũng sử dụng Gmail làm nhà cung cấp email chính của họ. Nếu bạn đã có tài khoản Gmail của mình trong vài năm, có thể bạn sẽ có rất nhiều email cũ mà bạn sẽ không bao giờ đọc.
Bạn có thể xóa tất cả email khỏi hộp thư đến Gmail của mình, nhưng bạn cũng có thể có một số email quan trọng trong đó. Nếu bạn muốn xóa email mà không làm mất những email quan trọng, bạn có thể sử dụng bộ lọc Gmail.
Bạn có thể lọc email của mình bằng cách nhập các truy vấn lọc vào thanh tìm kiếm. Bạn thậm chí có thể thực hiện các tìm kiếm nâng cao hoặc tạo các bộ lọc của riêng mình. Hãy xem làm thế nào.
Nội dung bài viết
Cách xóa email cũ trước một ngày cụ thể
Nếu bạn muốn xóa tất cả các email cũ trước một ngày cụ thể, bạn có thể sử dụng thông số “before” hoặc “old_than” trong Gmail của mình.
Cả hai bộ lọc đều thực hiện một công việc tương tự, nhưng thông số “before” cụ thể hơn ở chỗ nó cho phép bạn gửi email vào thư mục thùng rác mà bạn đã nhận được trước một ngày cụ thể. Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng định dạng sau:
trước: YYYY / MM / DD
Giả sử bạn muốn xóa tất cả các email đã nhận trước ngày 25 tháng 12 năm 2021. Bạn sẽ cần chạy truy vấn tìm kiếm sau:
trước: 2021/12/25
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tham số “old_than”. Một lần nữa, giả sử bạn muốn xóa tất cả các email đã nhận trước ngày 25 tháng 12 năm 2021 vào ngày 26 tháng 12 năm 2021. Bạn có thể sử dụng truy vấn tìm kiếm sau:
old_than: 1ngày
Bạn có thể dùng d trong nhiều ngày và y trong nhiều năm. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng các giá trị thập phân ở đây và tìm kiếm trong 1,5 năm. Thay vào đó, bạn cần nhập 182 ngày.
Lưu ý rằng kết quả cho thông số “before” và “old_than” có thể khác nhau. Tham số “before” cũng kéo các email đã gửi. Tuy nhiên, thông số “old_than” chỉ quét các email nhận được.
Khi bạn đã sử dụng một trong các truy vấn tìm kiếm đó, bạn sẽ thấy tất cả các email nhận được trước ngày được chỉ định.
Để xóa chúng, hãy chọn mũi tên bên cạnh hộp kiểm ở trên cùng bên trái. Từ menu thả xuống, hãy chọn Tất cả các quyền mua. Bạn cũng sẽ thấy một thông báo có nội dung Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này ở trên cùng. Chọn nó, sau đó chọn thùng rác biểu tượng từ trên cùng để chuyển email vào thùng rác kỹ thuật số của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng các tiêu chí tìm kiếm tương tự để tìm kiếm email trên ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động Android và Apple. Khi bạn đang sử dụng Android hoặc iPhone, điểm khác biệt duy nhất là bạn sẽ cần phải chọn từng email vì không có tùy chọn nào để chọn tất cả các thư chỉ bằng một lần nhấn.
Cách xóa email cũ bằng nhãn
Nhãn là công cụ hoàn hảo để sắp xếp email cho người dùng Gmail. Hầu hết mọi người nhận được một lượng lớn email mà họ không bao giờ mở. Thay vì đọc lướt qua thư rác, sẽ hữu ích khi tạo nhãn để các email quan trọng chuyển đến nhãn cụ thể đó. Bằng cách này, bạn có thể xóa hàng loạt tất cả các email chưa đọc không liên quan.
Mặc dù bạn có thể xóa tất cả email trong nhãn cùng một lúc, nhưng bạn có thể không muốn xóa tất cả email trong nhãn quan trọng của mình. Vì vậy, bạn sẽ vẫn cần sử dụng tham số tìm kiếm để xóa các email cũ hơn một ngày cụ thể trong các nhãn quan trọng của mình.
Giả sử bạn muốn xóa các email cũ hơn sáu tháng trong nhãn được gọi là “email khách hàng”. Đây là thông số bạn có thể sử dụng:
nhãn cũ hơn: 182d: email khách hàng
Gmail cũng tạo một vài nhãn theo mặc định. Ví dụ: nó nhóm các email thành các danh mục như Xã hội, Cập nhật, Quảng cáo, v.v. Bạn có thể thay thế tên nhãn trong tham số tìm kiếm để xóa các email cũ khỏi các danh mục này.
Tiếp theo, chọn tất cả các email bằng cách chọn các mũi tên bên cạnh hộp kiểm trống ở trên cùng bên phải, sau đó chọn Tất cả các. Bạn cũng sẽ thấy một thông báo có nội dung Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này ở trên cùng. Chọn nó, sau đó nhấn nút xóa để chuyển vào thùng rác tất cả các email.
Cách tạo bộ lọc mới để xóa email cũ
Mặc dù Gmail tự động tạo các nhãn như Khuyến mại để lọc ra các email quảng cáo và các email spam khác, bạn vẫn có thể cần tạo bộ lọc để xóa các email cụ thể.
Ví dụ: giả sử bạn đã đăng ký một số bản tin cho một dự án nghiên cứu. Bây giờ bạn đã chuyển sang một dự án khác, hủy đăng ký nhận bản tin cách đây một năm khi dự án kết thúc và bây giờ bạn muốn xóa các tin nhắn cũ.
Bạn có thể làm điều này bằng cách tạo một bộ lọc lọc các email nhận được một năm trước và có bản tin từ trong đó.
- Chọn biểu tượng có ba dòng ở góc bên phải của thanh tìm kiếm để tạo bộ lọc của bạn.
- Bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn để lọc email của mình. Bước này yêu cầu một số logic, tùy thuộc vào những gì bạn đang cố gắng hoàn thành. Trong ví dụ mà chúng tôi đã sử dụng, tìm kiếm tất cả các email có từ “bản tin” có thể thực hiện được mẹo.
Tuy nhiên, bạn cũng muốn lọc ngày để truy vấn tìm kiếm trả về các email đã nhận một năm trước hoặc muộn hơn. Thật không may, không có tùy chọn nào để tạo bộ lọc cung cấp cho bạn tất cả các email đã nhận từ một năm trước hoặc trước đó. Tùy chọn duy nhất bạn có là chọn khung thời gian bằng cách chèn các giá trị vào các trường Ngày trong và Ngày.
Điều tốt là, có một cách giải quyết. Bạn có thể sử dụng tham số “before” trong “Has the words”, như sau:
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều thứ bạn có thể lọc bằng cách bao gồm người gửi, dòng tiêu đề và ngày gửi email. Khi bạn đã chèn các giá trị, hãy chọn Tìm kiếm nút hoặc Tạo bộ lọc nếu bạn cũng muốn sử dụng nó sau này.
- Khi bạn có kết quả tìm kiếm, hãy chọn mũi tên nhỏ bên cạnh hộp kiểm ở trên cùng bên trái và chọn Tất cả các. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng không có email quan trọng nào trượt vào kết quả tìm kiếm. Sau đó, nhấn Xóa bỏ và bạn đã hoàn tất.
Chạm cuối cùng: Dọn sạch Thùng rác
Ngay cả sau khi bạn đã xóa các email cũ, chúng sẽ nằm trong thùng rác của bạn, chiếm dung lượng. Bạn nhận được 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí trên Google Drive và nếu bạn sử dụng Google Photos, đó là thứ có thể sẽ chiếm một phần lớn dung lượng đó.
Một email duy nhất không chiếm nhiều dung lượng. Tuy nhiên, tệp đính kèm chiếm nhiều dung lượng hơn. Và khi bạn có hàng nghìn tệp đính kèm trong Gmail, chúng có thể chiếm một phần khá lớn dung lượng lưu trữ của bạn.
Đây là tin tốt: Gmail tự động xóa mọi thứ trong thùng rác sau 30 ngày. Tuy nhiên, nếu bạn cần giải phóng dung lượng khẩn cấp, hãy chuyển đến Thùng rác và chọn Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ ở trên cùng để xóa vĩnh viễn tất cả email trong Thùng rác.
Đó là tất cả những gì bạn cần làm để dọn dẹp các email cũ khỏi tài khoản Gmail của mình. Nếu bạn đang tự hỏi phải làm gì nếu tất cả các email trong hộp thư đến của bạn rất quan trọng, bạn có thể tạo tài khoản Gmail dự phòng mới và chuyển email sang tài khoản đó để giải phóng dung lượng lưu trữ.
