Tạo biểu đồ Gantt của Google Docs có thể là một công cụ quản lý dự án hữu ích. Biểu đồ Gantt có thể giúp bạn thiết lập bối cảnh trực quan cho tiến trình và thời gian của dự án. Bạn cũng có thể sử dụng các chương trình khác để tạo biểu đồ Gantt, nhưng chúng có thể phức tạp, đặc biệt là đối với một cái gì đó như đánh giá của khách hàng.
Bạn cũng có thể tạo biểu đồ Gantt trong Excel, nhưng biểu đồ Gantt của Google Documents có thể truy cập dễ dàng qua đám mây. Bạn có thể cho phép các thành viên được ủy quyền truy cập chỉnh sửa để họ có thể cộng tác trên Google Tài liệu mà không cần phải gửi đi gửi lại bảng tính qua email.
Nội dung bài viết
Tạo Biểu đồ Gantt của Google Tài liệu
Trước khi bắt đầu tạo biểu đồ Google Docs Gantt, bạn cần điền vào bảng tính Google một số dữ liệu.
- Thiết lập các nhiệm vụ của bạn trong một trang tính của Google để bạn có lịch trình của dự án ở dạng bảng. Liệt kê các nhiệm vụ của dự án và ấn định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.
- Bước tiếp theo của bạn là thiết lập một bảng khác, nơi bạn sẽ liệt kê ngày bắt đầu một nhiệm vụ nhất định và số ngày nó sẽ hoàn thành. Ví dụ: nhiệm vụ đầu tiên “Nguồn nguyên liệu” bắt đầu vào ngày 0 và tiếp tục trong 13 ngày.
Đây là cách bạn có thể chuẩn bị từng cột:
- Nhiệm vụ: Chỉ cần sao chép cột này từ bảng trước.
- Bắt đầu công việc vào ngày thứ #: Ở đây, bạn sẽ muốn ngày thứ n trong dòng thời gian của dự án khi một nhiệm vụ cụ thể được cho là bắt đầu. Vì vậy, về cơ bản bạn sẽ cần phải tính toán:
[A Task’s Start Date – The First Task’s Start Date]
Trong ví dụ này, công thức sau phải được nhập vào ô có liên quan:
= int (D5) -int ($ D $ 5)
Khi bạn đã nhập công thức, bạn có thể áp dụng công thức cho các ô còn lại bằng cách kéo vùng chọn đường viền. Ký hiệu đô la trong công thức giúp bạn duy trì tham chiếu ô khi bạn áp dụng công thức cho các ô khác.
Công thức tính toán sự khác biệt giữa hai ngày dưới dạng số nguyên (đó là những gì hàm INT thực hiện). Nếu không có hàm INT, bạn có thể nhận được đầu ra có giá trị thập phân.
Nếu bạn thấy một ngày trong những năm 1900 sau khi nhập công thức này, hãy đảm bảo rằng bạn đã định dạng ô dưới dạng số chứ không phải ngày.
- Số ngày làm việc: Tại đây, bạn sẽ tính toán số ngày phải dành cho mỗi nhiệm vụ theo tiến trình dự án của bạn. Bạn có thể tính điều này như sau:
[A Task’s End Date – The First Task’s Start Date] – [The Task’s Start Date – The First Task’s Start Date]
Trong ví dụ này, công thức sử dụng để tính số ngày dành cho một nhiệm vụ là:
= (int (E5) -int ($ D $ 5)) – (int (D5) -int ($ D $ 5))
Đảm bảo đặt hai phép tính trừ trong dấu ngoặc đơn. Nếu không, bạn có thể nhận được kết quả đầu ra không chính xác.
Khi hoàn tất, hãy kéo vùng chọn đường viền để áp dụng công thức cho các ô còn lại, giống như bạn đã làm cho cột trước đó. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các ô được định dạng để hiển thị một số chứ không phải ngày tháng.
- Chọn toàn bộ bảng mà bạn vừa tạo và chọn Chèn > Đồ thị từ dải băng trên cùng.
- Bây giờ bạn sẽ thấy một biểu đồ trên màn hình của mình và một trình chỉnh sửa Biểu đồ ở bên phải màn hình của bạn. Lựa chọn Loại biểu đồ Bên dưới Thành lập trong trình chỉnh sửa Biểu đồ.
- Danh sách các loại biểu đồ sẽ xuất hiện trong trình chỉnh sửa Biểu đồ. Cuộn qua và tìm kiếm Quán ba tiết diện. Từ phần này, chọn một Biểu đồ thanh xếp chồng.
- Tiếp theo, chuyển sang Tùy chỉnh chuyển hướng. Mở rộng Loạt và chọn Bắt đầu công việc vào ngày thứ # loạt. Bộ Điền vào Opacity và Độ mờ dòng đến 0% để ẩn nó khỏi biểu đồ.
Đó là tất cả những gì bạn cần để tạo biểu đồ Google Docs Gantt. Nếu muốn, bạn có thể tùy chỉnh thêm. Bạn có thể đổi tên biểu đồ, đặt tên cho trục ngang và trục dọc cũng như khám phá các tùy chọn tùy chỉnh khác trong tab Tùy chỉnh.
Tạo Biểu đồ Gantt của Google Tài liệu với Tiện ích bổ sung
Nếu bạn không muốn mất thời gian để tạo biểu đồ Gantt trên Google Tài liệu theo cách thủ công, bạn luôn có thể sử dụng một trong một số tiện ích bổ sung biểu đồ Gantt có sẵn cho Google Tài liệu.
Để tải xuống tiện ích bổ sung, hãy chọn Tiện ích bổ sung từ dải băng trên cùng và chọn Nhận tiện ích bổ sung. Tìm kiếm biểu đồ Gantt. Lựa chọn Slick Gantt > Cài đặt. Bạn cũng có thể chọn một cái khác, nhưng Slick Gantt là một công cụ đơn giản, dễ sử dụng.
Sau khi bạn đã cài đặt tiện ích bổ sung, hãy quay lại trang tính Google của bạn. Có hai lưu ý bạn cần lưu ý trước khi sử dụng Slick Gantt.
Trước tiên, bạn cần phải định vị lại dữ liệu của mình. Nếu bạn chưa có, hãy đặt dữ liệu sao cho dữ liệu bắt đầu từ ô A1, nếu không Slick Gantt sẽ gặp khó khăn khi tìm dữ liệu trong trang tính của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần thêm một ID công việc vào dữ liệu của bạn vì tiện ích bổ sung yêu cầu ít nhất bốn trường (ID tác vụ, Tên tác vụ, Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc).
Khi bạn đã đặt dữ liệu một cách thích hợp và thêm cột ID Tác vụ:
- Lựa chọn Tiện ích bổ sung từ dải băng trên cùng và chọn Slick Gantt > biểu đồ Gantt.
- Tiện ích bổ sung bây giờ sẽ tải biểu đồ Gantt cho bạn.
- Nếu bạn muốn gửi biểu đồ Gantt qua email cho nhóm của mình, bạn cũng có thể tải xuống dưới dạng hình ảnh bằng cách nhấp vào biểu tượng hình ảnh ở trên cùng.
Có một số tiện ích bổ sung khác mà bạn có thể sử dụng thay cho Slick Gantt:
- Biểu đồ Gantt của AddonForge là một công cụ tuyệt vời nếu bạn cần một tiện ích bổ sung với tất cả các chuông và còi. Tuy nhiên, rất nhiều tính năng bị hạn chế đối với phiên bản trả phí.
- Gantt Chart Generator bởi Takuya Tokiwa là một tiện ích bổ sung đơn giản và gọn gàng khác, đồng thời cung cấp hầu hết các tính năng bạn muốn trong công cụ biểu đồ Gantt.
- Bảng tuyệt vời của Gapps tuyệt vời có thể làm một số việc và tạo biểu đồ Gantt là một trong số đó. Nếu bạn cần một công cụ không chỉ tạo biểu đồ, thì đây là một công cụ tuyệt vời.
Biểu đồ Gantt của Google Tài liệu của bạn đã sẵn sàng
Khi bạn đã thiết lập biểu đồ, bạn có thể cập nhật biểu đồ trong thời gian thực bằng cách cập nhật dữ liệu trong trang tính. Giống như điều này dễ dàng như thế nào? Bạn cũng có thể thử tạo một biểu đồ phân tán trong Google Trang tính, nếu điều đó phù hợp hơn với công việc của bạn.
