Đôi khi, khi bạn có thời gian để viết email, đó có thể không phải là thời điểm tốt nhất để gửi nó. Có thể bạn muốn đợi một sự kiện xảy ra hoặc tin tức mới bùng phát trước khi email của bạn được gửi đi.
Bất kể lý do là gì, khả năng lên lịch gửi email của bạn vào một thời gian nhất định là một công cụ có giá trị.
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách lên lịch gửi email vào một thời điểm nhất định trên Gmail, Yahoo và Outlook. Bạn sẽ học cách làm điều đó cả trực tuyến và trên máy tính để bàn và máy khách di động.
Nội dung bài viết
Lên lịch gửi email trong Gmail
Vào năm 2019, Google cuối cùng đã thêm tính năng lập lịch email trong Gmail trên cả ứng dụng khách web và thiết bị di động. Sử dụng tính năng gửi lịch biểu không thể dễ dàng hơn.
Lập lịch email trong ứng dụng web Gmail
- Khi bạn đang ở trong cửa sổ soạn email, chỉ cần chọn mũi tên xuống bên cạnh Gửi cái nút. Bạn sẽ thấy tùy chọn để chọn Lên lịch gửi.
- Khi bạn chọn mục này, bạn sẽ thấy ba ngày đặt trước phổ biến để lựa chọn hoặc bạn có thể chọn Chọn ngày và giờ để tạo ngày và giờ gửi tùy chỉnh của riêng bạn.
- Nếu không có cách nào trong số này phù hợp với bạn, hãy chọn Chọn ngày và giờvà bạn có thể đặt ngày và giờ của riêng mình bằng tiện ích lịch.
- Lựa chọn Lên lịch gửi khi bạn hoàn thành.
Bạn có thể xem tất cả các email bạn đã lên lịch bằng cách chọn Lên kế hoạch từ menu điều hướng bên trái.
Lập lịch email trong ứng dụng khách Gmail dành cho thiết bị di động
Điều này về cơ bản hoạt động theo cùng một cách trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.
- Khi bạn soạn email trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động, chỉ cần nhấn vào ba dấu chấm bên cạnh biểu tượng gửi. Bạn sẽ thấy một tùy chọn để Lên lịch gửi.
- Khi bạn nhấn vào đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn lịch trình đặt trước giống nhau hoặc bạn có thể chọn Chọn ngày và giờ để tùy chỉnh ngày và giờ gửi.
- Đặt ngày và giờ rồi chọn Lên lịch gửi kêt thuc.
Lên lịch gửi email trong Yahoo
Không giống như Gmail, Yahoo không có tính năng gửi theo lịch trình. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải tìm một dịch vụ của bên thứ ba sẽ giúp bạn lập lịch gửi email qua Yahoo.
Plugin trình duyệt Boomerang từng là tùy chọn hàng đầu để lập lịch gửi email trong Yahoo, nhưng Boomerang cho Yahoo đã bị ngừng cung cấp.
Rất may, có một dịch vụ khác mà bạn có thể sử dụng có tên là Later.io. Có một tài khoản miễn phí, nơi bạn có thể gửi tối đa 10 email mỗi tháng. Nếu bạn cần lên lịch nhiều hơn thế, bạn sẽ cần phải chọn một trong các gói hợp lý.
Khi bạn đăng ký Later.io, hãy đảm bảo rằng bạn đăng ký bằng địa chỉ email mà bạn muốn gửi từ đó. Bạn sẽ cần nhấp vào liên kết trong email xác minh để hoàn tất.
- Bên trong bảng điều khiển Email, hãy chọn Soạn, biên soạn để tạo một email đã lên lịch mới.
- Sau khi bạn chọn Cam kết, bạn sẽ thấy email hiển thị trong danh sách email lịch biểu của mình.
Thật không may khi bạn phải lên lịch gửi email từ một dịch vụ bên ngoài Yahoo Mail, nhưng đây là cách duy nhất để giải quyết việc Yahoo thiếu tính năng lập lịch gửi email.
Lên lịch gửi email trong Outlook
Boomerang vẫn cung cấp dịch vụ gửi email theo lịch trình cho người dùng Outlook. Nó hoạt động với Outlook.com.
- Khi lần đầu tiên bạn đăng ký Boomerang cho Outlook, bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình và cho phép dịch vụ truy cập vào tài khoản của bạn.
- Khi hoàn tất, hãy đăng nhập vào tài khoản Outlook.com của bạn và chọn Quản lý bổ trợ Dưới Chung trong ngăn điều hướng bên trái.
- Lựa chọn Tải về kêt thuc.
- Trong Outlook.com, khi bạn đang soạn email, hãy chọn ba dấu chấm ở bên phải của Gửi cái nút.
- Trong menu này, bạn sẽ thấy Boomerang trong danh sách. Chọn nó và bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn.
- Nhắc nhở tôi: Nhận lời nhắc nếu bạn không nhận được phản hồi cho email trong một khoảng thời gian nhất định.
- Đề xuất thời gian: Nhúng thời gian họp được đề xuất vào email.
- Chia sẻ tính khả dụng: Cho người nhận biết khi bạn có mặt để gặp mặt.
- Đọc công thức: Nhận email khi người nhận mở email của bạn.
- Gửi sau: Lên lịch gửi email của bạn.
- Các Gửi sau tùy chọn cho phép bạn lập lịch trì hoãn. Bạn có thể chọn từ nhiều độ trễ đặt trước hoặc tùy chỉnh ngày giống như trong giải pháp Gmail ở trên.
Sau khi thực hiện lựa chọn, bạn sẽ thấy trạng thái nhấp nháy ở đầu email với ngày email sẽ được gửi.
Lên lịch gửi email trong Outlook Desktop
Máy tính để bàn Outlook có tính năng gửi theo lịch trình được gọi là Giao hàng chậm trễ.
- Bạn có thể truy cập nó bằng cách soạn một tin nhắn mới.
- Lựa chọn Tùy chọn từ menu và chọn Giao hàng chậm trễ bên trong Lựa chọn khác phần của dải băng.
- Sau khi bạn chọn Giao hàng chậm trễ, nó sẽ mở ra một cửa sổ mới. Dưới Tùy chọn giao hàng, bạn có thể chọn Không giao hàng trước và nhập ngày và giờ bạn muốn email được gửi.
- Lựa chọn Đóng kêt thuc. Sau khi bạn chọn Gửi, tin nhắn sẽ chỉ được gửi vào ngày và giờ bạn đã chọn.
Lên lịch gửi email bằng Google Trang tính
Nếu bạn thấy mình gửi hàng loạt email mỗi tháng cho những người khác nhau, như người quản lý hoặc đồng nghiệp, kèm theo báo cáo hoặc thông tin khác, thì Google Trang tính là một giải pháp hoàn hảo.
Bạn có thể dễ dàng thiết lập một bảng tính Google có chứa người nhận, dòng chủ đề và nội dung của tập hợp hàng loạt email bạn muốn gửi.
- Tạo kịch bản lập lịch email bằng cách chọn Công cụ từ menu và chọn Biên tập kịch bản.
- Để bắt đầu tạo tập lệnh, bạn cần đặt tên cho dự án của mình. Chọn tên dự án và điền vào trường.
- Trong trình chỉnh sửa, hãy dán tập lệnh sau:
chức năng sendEmails() {
tờ var = SpreadsheetApp.getActiveSheet ();
//var startRow = 1; // Dòng dữ liệu đầu tiên cần xử lý
var dataRange = sheet.getDataRange ();
var last_row = dataRange.getLastRow ();
// Tìm nạp các giá trị cho mỗi hàng trong Phạm vi.
dữ liệu var = dataRange.getValues ();
cho (var i = 1; tôi
var emailAddress = hàng[0];
var chủ đề = hàng[1];
tin nhắn var = hàng[2];
MailApp.sendEmail(địa chỉ email, chủ đề, tin nhắn);
}
dataRange.clearContent ();
}
- Tập lệnh này sẽ truy cập bảng tính của bạn và kéo hàng cuối cùng với dữ liệu. Sau đó, nó nhận tất cả các giá trị từ phạm vi có dữ liệu và lặp qua mọi hàng.
- Mỗi vòng lặp sẽ kéo địa chỉ email, dòng tiêu đề và thông báo, đồng thời gửi email đến địa chỉ cho dòng đó.
- Khi gửi xong tất cả các email, nó sẽ xóa trang tính. Bây giờ trang tính đã sẵn sàng để gửi hàng loạt email tiếp theo của bạn.
- Lập lịch để tập lệnh này chạy hàng tháng. Lựa chọn Biên tập từ menu và chọn Trình kích hoạt của dự án hiện tại.
- Trên trang kích hoạt, hãy chọn Thêm trình kích hoạt cái nút.
- Trong Trang kích hoạt, thay đổi Nguồn sự kiện đến Theo thời gian.
- Bộ Chọn loại trình kích hoạt dựa trên thời gian đến Hẹn giờ tháng.
- Đối với Chọn ngày trong tháng, chọn ngày trong tháng mà bạn muốn gửi email của mình.
- Khi bạn hoàn thành, hãy chọn Tiết kiệm kêt thuc. Bây giờ tập lệnh của bạn sẽ chạy hàng tháng.
Tất cả những gì bạn phải làm trong suốt tháng là điền vào danh sách các email mà bạn muốn gửi vào ngày mà bạn đã lên lịch. Đây là một trong những cách dễ nhất để gửi hàng loạt email nhờ tính năng kích hoạt tập lệnh của Google.
